Dementsprechend ist ein Archiv der Grundbaustein jedes Dokumentenmanagementsystems.
Anwender und Gesetzgeber erwarten gleichermaßen hohe Sicherheitsvorkehrungen für diese zentrale Komponente: Sichere Verschlüsselungsverfahren, Revisionssicherheit gemäß GoBD und sichere Technologien zur dauerhaften, unveränderlichen Nutzung, und Speicherung sind Hauptmerkmale einer professionellen Archivsystemsoftware.
In der Regel ist ein elektronisches Archiv an eine ECM- oder ERP-Software gekoppelt, welche die Inhalte des Archivs nutzt. Deswegen ist eine breite Konnektivität auch Zeichen einer gut akzeptierten Archivsoftware.