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Name des Begriffes: Dokumenten-Management-System (allgemein)
Beschreibungen des Begriffes:

Ein allgemeines Dokumentenmanagement operationalisiert (beobachtbar bzw. messbar) spezielle Dokumentenformen.

Digitale Dokumente jeder Art werden verwaltet, Informationszusammenhänge verknüpft und Inhalte stehen durch intelligente Suchfunktionen optimal zum Zugriff bereit. Es verkürzt die Bearbeitungszeiten, leistet in Verbindung mit einem revisionssicheren Archiv die sichere Langzeitarchivierung und spart physischen Platz und Ressourcen.


Entscheidend für ein qualifiziertes Dokumentenmanagement ist eine anwendungs- und anwendergerechte Gestaltung der Informationsaufbereitung. Dazu zählen Eingabe, Verarbeitung, Bedienbarkeit und Darstellung der Informationen. Das primäre Ziel ist eine verbesserte Organisationstransparenz und Prozessnachvollziehbarkeit, um Informationen jeder Art gesammelt und verknüpft abrufen zu können. Es ermöglicht Ihnen, Zusammenhänge – über die Inhalte von spezialisierten Fachanwendungen hinaus – überblicken zu können.

Über die Dokumentationsfunktion hinaus sollte ein allgemeines oder fachspezifisches Dokumentenmanagementsystem auch eine Prozessfunktion bieten. Ein integriertes Prozess-/Workflowmanagementsystem leitet die dokumentierten Daten und Informationen anwendergesteuert oder automatisch in einer Organisation zum zuständigen Mitarbeiter.


Erst die Komponente des Workflowmanagements macht Informationen operabel und unterscheidet eine reine Informationsablage von einer Informationsmanagementlösung.

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