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Gesetzliche Bestimmungen nach §239 HGB

Es gibt bei elektronischen Archivierungsverfahren gesetzliche Vorschriften die eine Archivierungspflicht nach §239 HGB (Handelsgesetzbuch) bestimmen. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Büchern und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Die gespeicherten Dokumente müssen unveränderbar, reproduzierbar und jederzeit, ob on- oder offline, verfügbar sein. Dabei ist es wichtig, dass eine sichere und ordnungsgemäße Aufbewahrung der elektronischen Dokumente vorhanden ist und das während des gesamten Prozesses.

Handelsbücher, Buchungsbelege, Konzern- und Jahresabschlüsse sowie Inventarlisten haben eine Aufbewahrungszeit von 10 Jahren. Alle anderen Dokumente nur 6 Jahre. Die Frist beginnt mit den Schluss des Kalenderjahres und nach Ablauf können die Unterlagen ohne Probleme vernichtet werden.